Ingenting trenger å leve på en lokal server lenger – forutsatt at du har en internettforbindelse, kan veldedige organisasjoner få tilgang til data og programvare hvor som helst i verden, fra hvilken som helst enhet. Denne tilgangen er bygget på et nylig fenomen kalt cloud computing.
Cloud computing gir store fordeler for organisasjoner. Skyapplikasjoner dekker ikke bare det åpenbare, som e-post, dokumenthåndtering, fildeling, videokonferanser og så videre. Det finnes nå skyapplikasjoner for rekruttering, lønn og administrasjon av kunder, tjenester og så videre.
Bruk av skyen kan bidra til å minimere risikoen ved å holde dataene dine på stedet. Sikkerhetskopiering blir mindre krevende, og du trenger ikke bekymre deg for at hvis serveren din svikter eller bygningen din blir skadet av brann eller flom, vil du også miste alle dataene dine.
Trenger du skyen?
Du bruker sannsynligvis allerede noen cloud computing-apper. De fleste har en nettbasert e-postkonto hvor meldinger lagres på Internett og kan hentes ved hjelp av en hvilken som helst Internett-tilkoblet enhet.
Du kan også bruke en fildelingstjeneste, for eksempel Dropbox, til å overføre store dokumenter, bilder eller andre medier til kolleger, eller et program som Office Online for samarbeidsskriving.
Det er noen viktige spørsmål å vurdere når du bestemmer deg for å utvide bruken av skyapplikasjoner til å dekke flere av organisasjonens krav. Nedenfor ser vi på tre viktige spørsmål som veldedige organisasjoner kan være lurt å stille seg selv.
Hvor god er dataforbindelsen din?
Å jobbe i skyen krever en tilkobling som er rask og pålitelig, og hvor du kan bruke store mengder data uten å sprenge budsjettet.
En ustabil tilkobling kan være greit hvis du bare bruker skyen for e-post, men hvis du vil ha den til videokonferanser, telefonsamtaler eller for å overføre store datamengder, trenger du en pålitelig tilkobling.
Hvis internettforbindelsen din er treg eller faller ut, kan du bytte til en bedre? Finnes det en plan som vil dekke databehovene dine uten å bli for kostbare? Uten en pålitelig tilkobling vil flytting til skyen sette organisasjonens tjenesteleveranse i fare.
Hvor sensitive er dataene dine?
Tenk på hva slags data du håper å overføre via skyen. Er det konfidensielt? Er det juridiske begrensninger eller personvernkrav som påvirker hvor du kan oppbevare det?
Før du registrerer deg for apper bør du finne ut hvor den vil bli lagret, hvem som skal ha tilgang til den, sikkerhetskopieringsordninger og om sikkerhetsbestemmelsene oppfyller dine juridiske krav. Du bør forstå at prosedyren er for å få data tilbake hvis du ønsker å flytte til en annen tjeneste i fremtiden.
Hva er kostnadene?
På forsiden av det kan flytting til skyen spare mange veldedige organisasjoner penger. Men når du gjør summene, husk å inkludere kostnadene for følgende:
- Opplæring i bruk av det nye systemet
- Tapt tid når du tilpasser prosessene dine
- Økt data fra internettleverandøren din
På sparesiden bør du ta hensyn til følgende:
- Billig eller gratis programvare som sparer deg penger
- Billig eller gratis hosting av data
- Redusert behov for dyr IT-kompetanse
- Potensial for billigere maskinvare
Blir mobil
Nesten alle skyapplikasjoner vil være tilgjengelige for mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett. Personalet kan få tilgang til informasjon fra hvor som helst og registrere informasjon mens den er fersk, og unngå dobbelthåndtering og introduksjon av feil. De kan også gi full kundestøtte uansett hvor det er nødvendig.
Men noe programvare fungerer kanskje ikke så bra på enkelte mobile enheter. Personalet kan finne det vanskelig å se på en mindre skjerm eller ha problemer med å bruke menyer. Sørg for at programvaren du bruker er egnet til formålet før du forplikter deg til den.
Den største risikoen med å gå mobil er at hver ny enhet som er koblet til nettverket ditt er en annen måte for uautoriserte personer å få tilgang til organisasjonen og klientdataene dine. Hvis ansatte skal bruke mobile enheter og applikasjoner i jobbsammenheng, må du sørge for at de vet hvordan de skal holde dem sikre.
Gjør bytte
Før du velger en applikasjon og endrer måten organisasjonen din fungerer på, er det noen ting du bør vurdere. Vær oppmerksom på alt det følgende og sørg for at det informerer om beslutningene dine.
Fokus på krav
Noen ganger ser du publisitet om en ny app, og den ser uimotståelig ut. Men å finne en spennende app og deretter prøve å få arbeidet ditt til å endre seg slik at det passer det, gjør ting baklengs. Finn først ut hva organisasjonen din trenger for å gjøre arbeidet sitt, og eventuelle tilleggsfunksjoner som kan hjelpe den med å gjøre det arbeidet bedre. Når du har den listen over krav, se etter en app som passer (eller stort sett passer).
Sjekk ut gjeldende programvare
Før du velger en app, snakk med personalet som skal bruke den. Sørg for at den gjør jobben den trenger å gjøre, og at personalet har kompetansen til å gjøre endringen. Hvis de ikke gjør det, tenk på hvor mye innsats eller kostnad det vil ta å trene dem. Du vil ikke ved et uhell gjøre det umulig for noen å gjøre jobben sin.
Vurder migrasjonsprosessen
Hvordan vil du migrere dataene dine til den nye tjenesten? Hvis du har poster du fortsatt trenger tilgang til i det nye systemet, sjekk om det er mulig å migrere disse og hvor vanskelig det vil være å gjøre det.
Sikre effektive integreringsmidler
Ofte må et stykke programvare fungere sammen med annen programvare for at organisasjonen din skal fungere problemfritt. Integrasjon er ikke så enkelt som å trekke ut en app og sette inn en annen, og ofte er integrasjon den vanskeligste og dyreste delen av å installere ny programvare. Sjekk hvor forstyrrende den nye programvaren vil være for eksisterende systemer.