Det er noen oppgaver som aldri vil passe for en smarttelefon – seriøs videoredigering og seriøs regneark, for eksempel – men det er mye du kan gjøre på disse lommeenhetene, og det inkluderer skanning, signering og deling av dokumenter uten å måtte gå i nærheten av en datamaskin eller skriver.
Enten du bruker Android eller iOS, er det noen få innebygde alternativer du kan prøve, pluss mange tredjepartsapper du kan vende deg til for jobben. Uansett hva du måtte forholde deg til, enten det er en bestilling på jobb eller et skjema fra barnets skole, kan du ta deg av alt digitalt, raskt og med en minimum av oppstyr.
Innebygde alternativer
Hvis du bruker Android, da ble Google Drive mest sannsynlig forhåndsinstallert på smarttelefonen din: Du kan skanne dokumenter gjennom appen ved å trykke på + (pluss) symbol og deretter Skann: Du må ramme inn det aktuelle dokumentet ved hjelp av telefonkameraet, og det vil deretter bli lagret i Google Disk-kontoen din som en PDF.
Det du ikke kan gjøre akkurat nå i Google Disk eller Google Docs er elektronisk signering av dokumenter, ikke uten en tredjeparts plug-in (se nedenfor for noen eksempler). En eSignatur-funksjon er for øyeblikket i betamen selv da er den bare tilgjengelig for brukere som betaler for en Google Workspace-konto.
Deling er, selvfølgelig, godt ivaretatt. Du kan dele et dokument rett fra Google Disk-appen ved å trykke på de tre prikkene ved siden av filen og velge Dele– Dette vil gi andre personer tilgang til filen i Google Disk-kontoen din. Du kan også velge Send kopi fra samme meny for å sende en PDF gjennom en hvilken som helst app på telefonen (for eksempel en e-postapp eller instant messenger).
For de av dere som har en iPhone, er det skanning og signering funksjoner innebygd i Files-appen (og Notes-appen, hvis du vil ha et alternativ). Fra Filer, trykk Bla gjennom og På min iPhonetrykk deretter på de tre prikkene øverst til høyre og velg Skann dokumenter: Still opp sidene du vil skanne i kamerasøkeren, og de blir lagret som PDF-filer på enheten din.
For å signere et dokument i iOS, tap på den inne i Filer-appen, og trykk deretter på pennikonet (nederst til høyre). Du kan da enten bruk fingeren til å skrive merket, eller velg signaturikonet (pennen som skriver i en boks) for å lage en ny digital signatur eller bruk en eksisterende: Trykk et sted på dokumentet, og deretter + (pluss)-knappen, da Legg til signatur. Trykk på når du er ferdig Ferdig.
Deling fra Filer-appen er ganske grei. Trykk og hold på et dokument, og velg deretter Dele fra menyen som dukker opp: Du kan sende dokumentet gjennom en av appene på telefonen din, flytte det til en annen enhet via AirDrop, legge det et sted i en skylagringstjeneste og mer i tillegg.
Tredjepartsapper
Det er nok av tredjepartsapper rundt for å skanne, signere og dele dokumenter, som du kanskje forventer – selv om de alle varierer med tanke på hvilke av oppgavene de fokuserer på på de fleste og hvilke andre funksjoner du får kastet inn også. Du har kanskje allerede en eller flere av disse installert på smarttelefonen din, og de er alle gratis å installere – selv om noen krever kjøp i appen for visse premiumfunksjoner.
Dropbox (Android, iOS) er mest kjent for skylagring og filsynkronisering, men den inkluderer også en dokumentskanner med kapasitet. Skannede dokumenter lagres som PDF-filer og lagres i skyskapet ditt, og derfra du kan dele dem på en rekke måter. Digital signering er også tilgjengelig, men bare (i det minste foreløpig) med PDF-filer på iOS: Med en fil åpen, trykk på åpne-ikonet (en pil inne i en boks), og velg deretter Legg til tekst eller signatur.
HelloSign (Android, iOS) eies nå av Dropbox og driver esignaturene inne i Dropbox iOS-appen – hvis du vil ha noe mer frittstående, eller noe som fungerer på Android, kan du bruke denne separate appen. Skanning, signering og deling støttes, og det finnes verktøy for å administrere flere signaturer på et dokument.
Så er det DocuSign (Android, iOS), som er en app som er svært dedikert til å hjelpe deg med å signere dokumenter digitalt (som navnet antyder): For dette formål, den tilbyr muligheten til å opprette og administrere flere signaturer. Det er en integrert dokumentskanner hvis du trenger det, eller du kan importere en fil fra en annen kilde, og du kan dele fullførte dokumenter med en hvilken som helst annen app på telefonen din, også.
Acrobat Reader (Android, iOS) er det veteran Adobe-verktøyet for PDF-administrasjon, og den gjeldende mobilversjonen av appen kan håndtere skanning, signering og deling av dokumenter i PDF-format (selv om en egen app, Adobe Scan, kreves for det første trinnet). Alt er pent håndtert, og det er flere nyttige delingsalternativer – du kan for eksempel la andre kommentere filen også.
Når det kommer til brukervennlighet, er det vanskelig å slå JetSign (Android, iOS). Signaturer, datoer og annen tekst kan legges inn i en PDF-fil med et par trykk, og det er mye fleksibilitet i alle aspekter av appen – fra hvordan signaturen din ser ut på siden til hvordan filer deles med andre mennesker. Ferdige dokumenter må eksporteres som PDF-filer, men du kan importere filer i en rekke formater (inkludert Word-dokumenter).