Dette er vanlige spørsmål arbeidere møter når de bytter jobb, noe som ble stadig mer populær under den store resignasjonen. Og det har blitt spesielt vanskelig ettersom mange arbeideres profesjonelle og personlige liv – og deres tilsvarende data – har blitt sammenvevd under pandemien med nye fleksible arbeidsstiler. Men riktig navigering av hvordan du holder styr på hva som er ditt, hva som ikke er og hvordan du best overfører dataene dine, kan være forskjellen mellom en begivenhetsløs avgang og en som kan anspore til interne etterforskninger eller til og med sivile eller kriminelle anklager.
“Med økningen av folk som jobber eksternt og mer geografisk spredt på grunn av covid, kommer dette opp hele tiden,” sa Mark Neuberger, arbeids- og arbeidsadvokat ved det Wisconsin-baserte firmaet Foley & Lardner. “Det er et viktig problem for både arbeidsgivere og arbeidstakere.”
Men ikke bekymre deg. Sikkerhet, programvare og juridiske eksperter på arbeidsplassen har tilbudt oss råd for å hjelpe deg gjennom denne overgangen. Før vi dykker inn, vil jeg minne deg på at Help Desk er her for deg. Vi ønsker å høre om dine tøffeste tekniske utfordringer og nysgjerrigheter på arbeidsplassen. Send oss en linje, så skal vi gjøre vårt beste for å finne svar for deg.
Når det er sagt, la oss komme i gang.
Spørsmål: Hva bør jeg gjøre og unngå før jeg returnerer firmaets bærbare eller mobile enhet?
A: For å gjøre livet ditt enklere når du avslutter, sier eksperter at det er det best å komme i forkant av problemet i stedet for å bruke de siste dagene dine febrilsk på å prøve å finne ut hva som er hvor og om noe tilhører deg. De tre beste måtene å gjøre dette på er å holde så mye av dine personlige dokumenter, bilder og filer borte fra bedriftens enheter eller alternativt på ett sted – som en mappe på den bærbare datamaskinen – slik at du enkelt kan finne dataene dine. Sørg for at du kjenner bedriftens regler, og vær transparent med arbeidsgiveren din om hva du skal ta med deg. Men pass på: Noen ting du tror du eier kan bli bestridt av selskapet som deres eiendom.
“Det sikreste og mest konservative du kan gjøre er å gå til arbeidsgiveren din først og ikke ta noe av bedriftseide enheter som arbeidsgiveren ikke samtykker til,” sa Mike Kasdan, partner som fokuserer på immaterielle rettigheter i Connecticut-basert advokatfirmaet Wiggin og Dana. «Men du bør også ha et bredere begrep om hva [might be considered] forretningshemmeligheter. Det kommer inn i finansiell informasjon og kunde- og leverandørinformasjon.”
Overføre kontakter/data: En liste over kontakter kan sees på som en kundeliste for bedriften din, som kan betraktes som proprietær informasjon som ikke kan forlate selskapet. Så det er alltid best å sjekke med arbeidsgiveren din før du eksporterer kontaktene dine fra Outlook, Gmail eller smarttelefonen. (Se etter ‘eksport’ i Gmail og Outlook for å overføre kontakter til en CSV-fil, som enkelt kan importeres til en annen enhet. Du kan også eksportere e-post- og kalenderelementer. Både Android-enheter og iPhone lar deg enten eksportere kontakter eller overføre direkte kontakter til enkelte enheter.)
Det samme kan gjelde for tilsynelatende uskyldige overføringer av data. Det kan for eksempel være lurt å ta en presentasjon du ønsker å bruke som mal for fremtiden. Men hvis presentasjonen inneholder informasjon om privat selskap, kan du komme i varmt vann. Det samme gjelder for tilfeldige e-poster du kanskje vil beholde eller kalenderoppføringer som kan inneholde sensitiv informasjon.
“Det er en av de enkleste måtene å komme i mye problemer på,” sa Dan Wilson seniordirektøranalytiker, som dekker den digitale arbeidsplassen for Gartner. “Sørg for å forstå konteksten og innholdet til dataene fullt ut.”
Selv om du tar det du utvilsomt anser som ditt – kanskje du har personlige medisinske dokumenter eller familiebilder på enhetene dine – hvis du flytter rundt på store mengder data, sletter og eksporterer, kan du utløse selskapets overvåkingssystemer. Wilson sa at noen selskaper overvåker bevegelse av data til ansatte som kan ha tilgang til verdifull informasjon, er misfornøyde eller er på vei til en konkurrent. Store mengder databevegelse kan signalisere en uautorisert overføring, selv om det ikke er ufarlig.
“Du er bedre å få noen til å godta å fjerne disse dataene, enten det er HR eller en veileder,” sa Wilson.
Søk etter data: Arbeidere glemmer ofte hvor de kan ha personlige data lagret, selv om de gjør sitt beste for å holde dem samlet. For eksempel kan du ha lastet ned personlige filer og lagt dem i “nedlastinger”-mappen på den bærbare datamaskinen eller “filer”-mappen på din iPhone. Det kan være bilder i WhatsApp eller tekstmeldinger. Så sørg for at du sjekker alle apper og mapper der du kan ha utilsiktet lagret personlige gjenstander, sa Mark Ostrowski, sjef for ingeniør ved cybersikkerhetsprogramvarefirmaet Check Point.
Slette elementer og pålogginger: Hvis du bestemmer deg for å slette personlige bilder eller dokumenter, må du vite at bedriften din allerede har en kopi. Sletting av e-poster vil sannsynligvis ikke slette selskapets kopi av den. Det samme kan være tilfelle for elementer på telefonen din. Men Ostrowski sa at det fortsatt er verdt å slette slik at det ikke er ekstra kopier på enhetene dine. Det kan også være lurt å se gjennom og slette elementer som er sikkerhetskopiert i skylagringen din.
“Ha en god ide om hvordan fotavtrykket ditt ser ut,” sa Ostrowski. “Det er superviktig.”
Du bør også sørge for at du er logget ut av apper, spesielt personlige kontoer som Amazon, Gmail eller Facebook, og tømme nettleserens historikk så vel som all lagret betalings- eller påloggingsinformasjon, sa Wilson. Logg ut av Apple-ID-en din og slå av “Finn min”-sporingsinnstillingen hvis du brukte en personlig konto.
Fabrikktilbakestilling? Når du sletter data, vær ekstra forsiktig, da dette kan føre til juridiske problemer. Eksperter anbefaler at du ikke gjør en tilbakestilling av fabrikken. Arbeidsgivere har ofte sine egne regler rundt oppbevaring av data og kan i noen tilfeller være juridisk forpliktet til å oppbevare visse opplysninger i en bestemt tidsperiode. Så overlat fabrikktilbakestillingen til arbeidsgiveren din.
Glemt data: Arbeidstakere bør også sørge for at de sjekker for alt de kan ha oppbevart ved et uhell. Lastet du en gang ned en presentasjon eller klientark til en minnepinne eller ekstern stasjon slik at du kunne jobbe hjemmefra? Sendte du e-post til din personlige konto med noen dokumenter som inneholder sensitiv kildekode? Dette er alle mulige røde flagg for arbeidsgivere og kan forårsake problemer på det nye arbeidsstedet.
“Du trenger ikke å ha atomkodene for å komme i trøbbel,” sa Neuberger. “I verste fall … de kan komme etter deg med sivile eller kriminelle anklager.”
Realiteten er at sporing og separering av arbeid og faglige data har blitt rotete. Selv om eksperter sier at den beste praksisen er å unngå å bruke arbeidsenheter til noe personlig, er det sannsynligvis noe crossover. Og ofte er arbeidsgivere relativt forståelsesfulle om problemet, bemerker eksperter.
“Ikke alle kan ha to telefoner og to bærbare datamaskiner,” sa Kasdan. “Men det hjelper å være organisert … og [honest] med din arbeidsgiver.”